Türk Ticaret Kanunu’nun defter tutma yükümlülüğüne ilişkin 64 üncü maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkraları uyarınca fiziki ortamda tutulan;· Yevmiye defteri,· Defteri kebir,· Envanter defteri,· Pay defteri,· Yönetim kurulu karar defteri,· Genel kurul toplantı ve Müzakere defterininaçılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılacaktır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Aralık ayı içinde) notere yaptırılacaktır.Ayrıca pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecektir.Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Haziran ayı sonuna kadar), Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Ocak ayı sonuna kadar) notere yaptırılabilecektir.Görüldüğü üzere, Türk Ticaret Kanunu’nda kapanış tasdikleri sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri ile sınırlandırılmış olup, envanter defteri için bu şekilde bir zorunluluk yer almamaktadır.Diğer taraftan, elektronik ortamda tutulan defterler açısından açılış ve kapanış onayları aranmayacaktır.Defterlerin açılış ve kapanış onayları ile onay zamanlarına aşağıdaki tabloda ayrıca yer verilmiştir.
Açılış Onayı Yapılacak Defterler Kapanış Onayı Yapılacak Defterler
Yevmiye defteri Yevmiye defteri
Defteri kebir
-
Envanter defteri
-
Pay defteri
-
Yönetim kurulu karar defteri Yönetim kurulu karar defteri
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
-
Açılış onay zamanı Kapanış Onayı ve Şekli
· Kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce,
· İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Aralık ayı içinde) noter tarafından yapılır.
· Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.
· Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir.
Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Haziran ayı sonuna kadar), Yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (hesap dönemi takvim yılı olanlarda Ocak ayı sonuna kadar) notere yaptırılabilecektir.
Açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunlu olan defterler
Yevmiye defteri
Defteri kebir
Envanter defteri
Yönetim kurulu karar defteri
Yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecek defterler
Pay defteri
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri