Elektronik fatura ve bunların muhafazası



06 Eylül 2007 tarihli yazımızda da açıklandığı üzere; 2001 yılı sonunda yapılan yasal değişiklikler sonucunda 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun mükerrer 242'nci maddesinin 2 numaralı fıkrası hükmü ile Maliye Bakanlığı'na verilmiş olan elektronik defter ve belge düzenine ilişkin yetki 2006 yılında kullanılmıştır. Anılan yetkiye istinaden yayımlanan 361 seri no'lu VUK Genel Tebliği'nde; Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenen, tutulan, muhafaza ve ibraz edilen defter ve belgeler yerine, aynı bilgileri içeren elektronik defter ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.

Uygulamadan faydalanmak isteyen mükellefler; elektronik ortamda tutmak istedikleri defter ve belgelerini, elektronik muhasebe sistemlerini oluşturan donanım ve muhasebe programlarını, kayıtların nasıl oluşturulduğu ve saklandığını, personel ve sistem güvenliklerini içeren bir rapor hazırlayarak ve elektronik defter ve belgelerin veri formatında tutulması ve gönderilmesine ilişkin aşamalı bir planla birlikte yazı ekinde Gelir İdaresi Başkanlığı'na göndererek izin almaktadırlar.

Gelir İdaresi Başkanlığı, ülkemizde elektronik fatura uygulamasının başlangıç adımı olarak "Elektronik Fatura Kayıt Sistemi"ni (EFKS) hayata geçirmiştir. Genel hatları ile Elektronik Fatura Kayıt Sistemi, kurum ve kuruluşların düzenledikleri faturalarda bulunan bazı bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarılması sureti ile faturalara ait ikinci nüshaların kağıt ortamda saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran; ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital belge şeklinde oluşturulmasına imkan sağlayan bir sistemdir.

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında kağıt veya güvenli elektronik imzalı dijital belge olarak düzenlenebilen birinci nüsha faturalar, genel hükümler çerçevesinde düzenlenen faturalardan aşağıda belirtilen 3 noktada farklılık göstermektedir:

1) Seri-sıra numarası yerine fatura ID numarası kullanımı

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında oluşturulan faturalarda, seri-sıra numarası yerine fatura ID numarası kullanılması öngörülmüştür. Fatura ID numarası 3 haneli birim kod ve 15 haneli sıra numarası olmak üzere toplam 18 haneden oluşmaktadır.

Fatura ID numarası içerisinde yer alan birim kodu, sistemden yararlanan kurum bünyesinde fatura düzenleyecek her bir birim için belirlenen alfa nümerik bir koddur.

Yine fatura ID numarası içerisinde yer alan sıra numarası ise ilk 4 karakter yıl, sonraki 2 karakter ay ve geri kalan 9 karakter de müteselsil numaradan oluşmaktadır.

2) Sistem amblemi

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında oluşturulan faturalarda, genel esaslara göre düzenlenen faturaların üst orta kısmına gelecek şekilde basılması zorunlu olan "belgelere konulacak özel işaret (Amblem)" ile "il kod numarası" yerine, aynı konumda bulunmak üzere aşağıda yer alan Elektronik Fatura Kayıt Sistemi Amblemi basılmaktadır.

3) Sistem şerhi

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi kapsamında oluşturulan faturalarda son olarak, faturanın alt kısmında açık ve okunaklı bir şekilde yer almak üzere "Bu fatura Elektronik Fatura Kayıt Sisteminde kayıtlıdır. Faturanın kayıtlı olduğuna ilişkin sorgulama http://www.efatura.gov.tr internet adresinde yapılabilir" şerhine yer verilmektedir.

Elektonik faturayı alan mükellefler bunları nasıl muhafaza edeceklerdir?

Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan EFKS kapsamında fatura düzenleme iznini alarak elektronik ortamda fatura düzenleyen kurumlar http://www.efatura.gov.tr/ internet sitesinde yayınlanmaktadır. Şubat 2008 döneminde başlayan uygulamadan yararlanan halen 5 firma bulunmaktadır. Bu firmalar iletişim sektöründe faaliyet gösteren firmalardır.

Söz konusu kurumlar tarafından EFKS kapsamında düzenlenen faturalar Vergi Usul Kanunu'nun 229'uncu maddesinde tarif edilen fatura hükmündedir.

Bu kurumlardan; kağıt ortamında alınan faturalar genel hükümler çerçevesinde kağıt ortamında muhafaza edilmeye devam edilecektir. Güvenli elektronik imza ile imzalanmış olarak elektronik veya manyetik ortamda alınan faturalar ise sadece elektronik veya manyetik ortamda muhafaza edilecektir. Kimlik doğrulama, veri bütünlüğü ve inkar edilemezlik gibi özelliklere haiz olan güvenli elektronik imzanın doğrulanması ve geçerliliğin tespiti kağıt fatura üzerinde sağlanamayacağı için elektronik ortamda alınan faturaların kağıt nüshasının saklanması, muhafaza ve ibraz ödevlerinin yerine getirilmesi açısından yeterli görülmemiştir. Bu nedenle, bu faturaların elektronik veya manyetik ortamda muhafaza edilmesi zorunluluğu getirilmiştir. Dolayısıyla, elektronik ortamda fatura alan mükellefler bu hususa dikkat etmeli ve alınan bu faturaları yine elektronik ya da manyetik ortamda muhafaza etmelidirler.

Sisteme dahil olan kurumlardan kağıt ortamında ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış fatura alan alıcılar bu faturaları yasal defterlerine kaydederek gider gösterebilecek ve indirim konusu yapabileceklerdir. Ayrıca bu faturalar Vergi Usul Kanunu ve diğer kanunların belirlediği süreler dahilinde saklanacak ve istendiğinde ibraz edilecektir.

Öte yandan, elektonik ortamda alınan faturaların doğruluğundan emin olmak amacıyla, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sitesinde yer alan "Fatura Sorgulama" bölümünden sorgulama yapmak da mümkündür.

Akif AKARCA