Sosyal güvenlik hukukunda saklama ve ibraz süresi



5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 86. maddesinin 2. fıkrasında, işveren ve işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, saklamak ve Sosyal Güvenlik Kurumu'nun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca (SGK Müfettişleri ve SGK Kontrol Memurları) istenilmesi halinde 15 gün içinde ibraz etmekle yükümlü tutulmuştur. Defter ve belgelerin incelemeye yetkili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlara mücbir sebep olmaksızın ibraz edilmemesinin yaptırımı ise kanunun 102. maddesinde düzenlenmiştir.
Burada adı geçen yasal kayıt ve belgeler, bize göre Vergi Usul Kanunu'na göre tutulması gereken kanuni defterler, bordro, ücret hesap pusulaları, aylık prim ve hizmet belgeleri, sigortalı ise giriş bildirgeleri, sigortalı özlük dosyası, faturalar, gider belgeleri, karar defteri gibi defter ve belgelerdir. Hiç şüphesiz bunlar işyeri veya işletmenin nitelik ve konumuna göre değişkenlik gösterebilir.
5510 sayılı kanunla işyerine ait yasal kayıt ve belgelerin saklama süresinin 10 yıla çıkarılması, yasanın yürürlüğe girdiği 1 Ekim 2008 tarihinden itibaren hukuksal sonuç doğuracak olmakla birlikte, henüz saklama ibraz süresi dolmamış yılların defter ve belgelerinin de bu değişiklikten etkilenip etkilenmediği duraksama konusu olmuştur.
Bize göre değişiklik, 506 sayılı kanunla kabul edilmiş 5 yıllık saklama süresini tamamlamamış defter ve belgeler, saklama ve ibraz yükümlülüğüne ilişkin süre tamamlanmadığı için, 5510 sayılı kanunla benimsenen düzenlemeden etkilenecek ve saklama ve ibraz süresi 10 yıla çıkacaktır. Bir başka deyişle 506 sayılı kanunla kabul edilmiş 5 yıllık saklama süresini tamamlamamış defter ve belgeler, "saklanmayabilir, ibraz edilmeyebilir, imha edilebilir" statüsünü kazanmamış olduğundan, süre değişikliğinden etkilenecektir.
Bu etkilenme, ticari işletmeler için önemli değildir. Çünkü onlar zaten Ticaret Kanunu'na göre defter ve belgelerini 10 yıl saklamak zorundadırlar. Dolayısıyla bu etkilenme, Ticaret Kanunu'na tabi olmayan, personel çalıştıran serbest meslek erbabı, kapıcı veya benzeri kişileri istihdam eden apartman yönetimleri gibi işverenler için önem taşımaktadır.
Örneğin, 2000 yılına ait yasal kayıt ve belgeler 506 sayılı kanuna göre, takip eden 2001 yılından itibaren 5 yıl saklandıktan sonra 31.12.2005 tarihinde saklanma zorunluluğunu yitirmiştir. Ancak 2003 yılına ait yasal kayıt ve belgeler, takip eden 2004 yılından itibaren, 5510 sayılı kanunun yürürlüğe girdiği 1 Ekim 2008 tarihine kadar 5 yıl saklama süresini doldurmadığından, saklama süresi, 5510 sayılı kanunun yeni düzenlemesinden etkilenecek ve saklama ve ibraz süresi 10 yıla çıkacaktır. Dolayısıyla 2003 yılı defter ve belgelerinin 31.12.2013 tarihine kadar istenildiğinde ibraz edilmek üzere saklanması gerekmektedir.
Bu esasa göre işverenlerin, 2002 ve öncesi yıllara ait yasal kayıt ve belge ibraz etme yükümlülüğü artık söz konusu değildir ve ibraz edilmemesi halinde kendilerine bir yaptırım uygulanması da söz konusu olamaz.
5510 sayılı kanun, işyerine ait defter ve belgelerin ibraz edilmemesine uygulanacak idari yaptırımı, isletmenin defter tutmakla yükümlü olup olmadığı ve tutulacak defterlerin niteliğine göre üçlü bir ayrıma tabi tutmuştur. Kanun hükmüne göre, ibraz yükümlülüğünün süresi içinde yerine getirilmemesi halinde, bilanço hesabına göre defter tutmakla yükümlü olan işverenlere 12, isletme, serbest kazanç defteri gibi diğer defterleri tutmakla yükümlü olan işverenlere 6, defter tutmakla yükümlü olmayan işverenlere ise 3 asgari ücret tutarında idari yaptırım uygulanacaktır.
İbraz edilen defter kayıtlarının; defterlerin süresinde tasdik ettirilmemiş olması veya tasdiksiz olması, işçi ödemelerine ilişkin kayıtların gerçeği yansıtmaması, bilanço usulüne göre tutulması gereken defterler yerine işletme defteri tutulması, defterlerin sigorta primine tabi kazanç tespitine elvermeyecek derecede noksan, usulsüz veya karışık tutulmuş olması gibi sebeplerle geçersiz sayıldığı hallerde ise uygulanacak yaptırım açısından, işverenin tuttuğu defterlerin niteliği ya da hangi tür defterin tutulduğu bir önem taşımamaktadır. Bu gibi hallerde uygulanacak idari yaptırım tutarı, yarım asgari ücret tutarında olacaktır. Ancak uygulanacak toplam idari yaptırım, kayıtların ibraz edilmemesi halinde uygulanacak yaptırım tutarından fazla olamayacaktır.
Bumin Doğrusöz

24.08.2009