Defter ve belgelerin saklanma süresi


Türk Ticaret Yasası'nın 14'üncü maddesinde yer alan tanımlamadan anlaşılacağı üzere "Bir ticari işletmeyi, kısmen dahi olsa kendi adına işleten kimseye tacir denir."
Yasal düzenleme gereği "bir ticari işletmeyi kurup açtığını, sirküler, gazete, radyo ve sair ilan vasıtalarıyla halka bildirmiş veya işletmesini ticaret siciline kaydederek keyfiyeti ilan etmiş olan kimse fiilen işletmeye başlamamış olsa bile tacir sayılır."
Aynı yasanın 20'nci maddesi uyarınca "Tacirler her türlü borçlarından dolayı iflasa tabi oldukları gibi, yasa hükümlerine uygun olarak bir ticaret unvanı seçmeye ve kullanmaya, işletmelerini ticaret siciline kaydettirmeye ve ticari defterlerini tutmaya mecburdurlar."
Diğer yandan "Her tacir ticari işletmenin açıldığı günden itibaren on beş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yeri ticaret siciline tescil ve ilan ettirmeye mecburdur." (T.T.K Madde: 42)
Türk Ticaret Yasası'nın 66'ncı maddesinde hükme bağlandığı üzere "Her tacir, ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde elde edilen neticeleri tespit etmek maksadıyla işletmesinin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri ve bilhassa, diğer kanunların hükümleri" saklı kalmak üzere yasa maddesinde belirlenmiş bulunanları tutmakla yükümlüdür.
Ticaret hukuku ilkelerine göre "Bir tacirin defter tutma mükellefiyetini yerine getirmeye selahiyetli kıldığı kimselerin bu defterlere geçirdiği kayıtlar, o tacirin kendisi tarafından tutulmuş kayıtlar hükmündedir." (T.T.K Madde: 67)
Hekimler, noterler, sicil memurları ve diğer memurlar, resmi muameleler dolayısıyla bir tacirin defter tutma mükellefiyetine aykırı hareket ettiğini öğrenince keyfiyeti (durumu) cumhuriyet savcılığına bildirmeye mecburdurlar.
Türk Ticaret Yasası'nın 68'inci maddesi uyarınca "Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kâğıtları tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamakla" yükümlüdürler.
Gerçek kişi olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kâğıtları gereğince saklamakla mükelleftirler. Ancak mirasın resmi tasfiyesi halinde defter ve kayıtlar on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.
Kolektif ve adi komandit şirketlerin her ne suretle olursa olsun infisahı halinde bunlara ait defter ve kâğıtlar, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki selahiyetli mahkeme tarafından saklanmak üzere ortaklardan birine veya notere, diğer şirketlerin infisahı halinde ise notere tevdi olunur yani teslim edilir. Bu gibi durumlarda noter harç ve ücreti şirket mevcudundan ödenir.
Bir tacirin saklamakla mükellef olduğu defter ve kâğıtlar; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet sebebiyle ve kanuni müddet içinde ziyaa uğrarsa, tacir ziyaı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde bir belge verilmesini isteyebilir. Mahkeme lüzumlu gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir. Böyle bir vesika almamış olan tacir defterlerin ibrazından kaçınmış sayılır.
Yukarıdaki bilgilerden de anlaşılacağı üzere ticaret hukuku açısından defter ve belgelerin on yıl süreyle saklanması zorunlu bulunmaktadır. Konuya ilişkin olarak mahkemelerden "nizasız ve hasımsız kaza usulüne göre alınan kararın her zaman aksi ispatlanabilir belge olarak kabulü zorunludur."
Vergi Usul Yasası'nın 253'üncü maddesi uyarınca bu yasaya göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle yine aynı yasa gereği muhafazası gerekli vesikaları (belgeleri), ilgili bulundukları yılı izleyen yıldan başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. Aynı yasanın 254'üncü maddesi uyarınca da Vergi Usul Yasası'na göre defter tutmak zorunda olmayanlar almaya mecbur oldukları fatura ve gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ve tanzim tarihini izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
Türk Ticaret Yasası ile Vergi Usul Yasası'nda yer alan defter ve belgeleri (vesikaları) saklama süresi farklıdır. Vergi uygulamaları açısından beş yıl süre ile saklanması öngörülen defter ve belgeler ticaret hukuku açısından on yıl süre ile saklanmak zorundadır.
Uygulamada daha çok vergi hukuku ile ilgili düzenlemelere önem verilmekte olup ticaret hukuku açısından öngörülen saklama süresine pek riayet edilmemektedir.
Defter ve belgeler sadece ticaret hukuku ile vergi hukuku açısından önem arz etmemektedir. Özellikle icra-iflas hukuku açısından söz konusu defter ve belgeler ayrı bir önem arz etmektedir.

Veysi Seviğ