Gemi İle Taşımacılık Yapan Firmalara Acentelerden Gelen Hizmet Gider Ve Faturaları

[Tahsin Kurt]

Arkadaşlar Selamlar
Bir konuda fikir ve yorumlarınızı öğrenmek istiyorum.
Aktifine kayıtlı gemi ile yurtiçi ve yurtdışı yük taşımacılığı (yolcu değil) yapan bir firma var.Bu firma çeşitli limanlarda yanaştırma,yükleme ve boşaltma vb.işlemleri için haliyle o limanın bulunduğu yerde değişik acentelerden hizmet almaktadır.
Acentelerde bu hizmetleri tamamladığında gerekli belgeleri düzenleyerek firmaya teslim etmektedir.Bu belgeler arasında liman harçları,ticaret odası harçları,çeşitli giderlere ait makbuzlar,fişler faturalar vb.ile acente tarafından düzenlenen hizmet faturası da mevcuttur.Acente,bu harcamaların çoğunu kendi adına yapmaktadır.Yani düzenlenen belgelerin çoğunda acente unvanı yazmaktadır.
Acente daha sonra düzenlediği hizmet faturasının ekine bu belgeleri de ekleyerek ve yapılan diğer tüm harcamalar içinde DEKONT düzenleyerek firmaya göndermektedir.Firmada DEKONT toplamıyla hizmet faturası karşılığı olan ödemeler toplamınıi banka yoluyla acenteye göndermektedir.
Burada tereddüt ettiğim husus şudur.
Hizmet faturası harici diğer belgeler, firma adına düzenlenmediğinden kayıtlara alınmamaktadır.Sadece acentelik hizmeti kayıtlara alınmaktadır.Hal böyle olunca bankadan gönderilen ödeme ile,fatura borcu hiçbir zaman kapanmamakta,hesap sürekli açık kalmaktadır.
Rakamsal örneklersek;
3000 lira diğer harcamalar (belgeler acente adına düzenlenmiştir)
1000 lira acentelik hizmet faturası
4000 lira toplam borç görünmekte,ve bankadan da 4000 lira gönderilmektedir.
Fakat muıhasebe kayıtlarında hizmet karşılığı sadece 1000 lira borçlanılmaktadır.

1- Acentenin üstlendiği ve yaptığı tüm harcamaları,fatura üzerinde listelemesi gerekmez mi? Altına da acentelik ücretini dahil edebilir.Veya hizmet için ayrı bir fatura düzenleyebilir.
2- Bu harcamalar içinde acente adına düzenlenen belgeleri,acente,kendi işletme gider kayıtlarına alıyor olabilir mi?veya alması gerekmez mi?
3- Acente adına olan ve yine acente kayıtlarına gider kaydedilen bu harcamaların,firmaya fatura edilmesi yani gelir kaydedilmesi sonucunda acente için gelir ve giderlerin örtüşecek olması doğru olmaz mı? (hizmet ücreti ise gelir fazlası olacağı muhakkaktır)
4- Veya yapılan tüm harcamaların (acente adına düzenlenenlerde dahil olarak) ilgili firmanın giderlerine mi kaydedilmesi daha doğrudur.Bu durumda da belgenin düzenlendiği firma ile gidere kaydeden firmanın farklı olması daha büyük sakınca doğurmaz mı? Veya belgeler acente adına olsa dahi, firma kayıtlarına mı intikal ettirilmelidir?

Bu ve benzeri liman masrafları için nasıl bir yol belirlenmelidir.Neler önerirsiniz veya (aranızda uygulayanlar varsa) sizler nasıl yapıyorsunuz?
Tşk.ederim.
Saygılar

 

[nguroy]

Acenta yapılan harcamaların faturasını kendi adına alır (gemi ismi belirtilir) Faturasını keserken olduğu gibi yansıtır. Altına da kendi hizmet bedelini koyar. Bu şekilde fatura (borçlandırma belgesi) ile ödeme aynı olur.

 

[Tahsin Kurt]

Nizam üstadım tşk.ediyorum.Bu durumda sizin görüşünüzle,kendi düşüncemin paralel olduğunu anlıyorum.Bence de fatura içeriğine tüm harcamalar listelenmeli ve ödeme de bu faturaya istinaden yapılmalıdır.
Peki,soruya sesli düşünerek şöyle devam etmek mümkünmüdür acaba?
Acente adına olan (fakat firmaya ait) belgeler, firma tarafından giderlere kaydedilse;
1- Bunlar acente tarafından da gidere kaydedilip kaydedilmediğini bilmiyoruz
2- Firma bunları,gidere kaydetse bile,dekont üzerine listelenen harcamalar içinde belgesiz harcamalar da var.Bu durumda yine bakiye kapanmayacaktır.
3- Acente,bu giderlerin hiçbirini kendi giderlerine kaydetmediğini söylerse,firmanın giderleştirmesi (belgeler adına düzenlenmediği halde) kanuna uygun mudur?

Sesli süşündüğümde,tereddüt doğuran bir sürü soru çıkacaktır.Bu durumda en uygunu ve sorunsuzu , acentenin bu giderleri,kendi giderleri arasına alması ve karşılığında hizmet faturası içerisinde yansıtmasıdır.
Sanıyorum doğru düşünüyorum..

 

[nguroy]

Nizam üstadım tşk.ediyorum.Bu durumda sizin görüşünüzle,kendi düşüncemin paralel olduğunu anlıyorum.Bence de fatura içeriğine tüm harcamalar listelenmeli ve ödeme de bu faturaya istinaden yapılmalıdır.
Peki,soruya sesli düşünerek şöyle devam etmek mümkünmüdür acaba?
Acente adına olan (fakat firmaya ait) belgeler, firma tarafından giderlere kaydedilse;
1- Bunlar acente tarafından da gidere kaydedilip kaydedilmediğini bilmiyoruz

Olması gereken nedir. (faturalar acenta adına kesilmiş ise , acenta bunları alıp bir referans kod vererek kendi gidelerine yazar. Sonra da bunu Firmaya fatura eder.) Bu durumda firma kendisene fatura edilen tutarları faturadan seçerek ilgili masraf merkezi kodu altında masrafına işler Örnek .... Tarih Kuşadası gibi. Ek olarak da acentalık bedelini masraf yazar.

2- Firma bunları,gidere kaydetse bile,dekont üzerine listelenen harcamalar içinde belgesiz harcamalar da var.Bu durumda yine bakiye kapanmayacaktır.

Belgesiz harcamalar ayrı bir konudur. Belgesiz harcamaları zaten acenta faturaya dahil edemez. dolayısıyla zaten bankadan ödeme yapılırkan belgesiz harcamalar ödenmez. Bu hiç bir şekilde olası değildir. Elden ödenebilir veya şahsi hesaptan havale yapılır. Gemi olması veya başka bir sektör olması birşey değiştirmez.

3- Acente,bu giderlerin hiçbirini kendi giderlerine kaydetmediğini söylerse,firmanın giderleştirmesi (belgeler adına düzenlenmediği halde) kanuna uygun mudur?

Uygun değildir. Burda yapıulmasıu gereken faturaların ve harç makbuzu gibi belgelerin kimina adına düzenlendiğidir. Eğer gemi adına düzenlenmiş ve acenta tarafından ödenmiş ise . Bu durumda BORÇ DEKONTU ile ..... adınıza yapılan ödemeler açıklaması ile döküm yapılır ve firma borçlandırılır. Ödeme de yine tevsik kuralları içersinde yapılır.

Sesli süşündüğümde,tereddüt doğuran bir sürü soru çıkacaktır.Bu durumda en uygunu ve sorunsuzu , acentenin bu giderleri,kendi giderleri arasına alması ve karşılığında hizmet faturası içerisinde yansıtmasıdır.
Sanıyorum doğru düşünüyorum..

Düşünelim;

Genelde bu tip işlemler için gemicilik firması önceden bir avans ödemesi yapar. Çünkü ödenecek tutarlar yaklaşık bellidir. Liman harcı, sahil güvenlik, sağlık , ardiye, yanaşma, palamar, gerekirse su , yakıt. Bu tutarlar önceden hesaplanır ve firma acentaya masraflar için avans yollar. Belgesiz harcamalar elbette olmaktadır. Bunları bazen acenta kendi faturası içersinde kapsayabilir. bazen de olmaz. Duruma göre fatura çıktıktan sonra hesaplaşılır.

 

[ksimkesyan]

Sayın Tahsin Kurt,

Limanlarda yapılan hizmetlerle ilgili yaşanan genel bir sıkıntı bu. Ancak belgeler üzerinde ayrıca hizmetin hangi gemi için verildiği de kayıtlı olur. Faturaların asılları ile birlikte kayda alınınca bugüne kadar pek sıkıntı da çıkmadı. Bahsedilen acentelerin de görevi bu zaten işlemleri yapmak.Belgesiz harcamalar için yapacak birşey yok, yada acenteyle baştan anlaşıp bunları da kendi faturalarına dahil etmelerini talep edeceksiniz.