İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

nirvana3482

Katkı Sunan Üye
Üyelik
12 Kas 2008
Mesajlar
296
Konum
İstanbul
İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

İnsan Kaynakları Politikaları ve Resmi kurumların(SGK, ÇSGB, T.İş Kurumu) prosedür ve yönetmeliklerine uygun bir İK modeli ile diğer şirketlere örnek olmayı hedefliyoruz. Resmi Kurumlarda oluşan son yıllardaki hızlı değişimleri İK modelimize benzersiz şekilde uygulayarak Türkiye?deki ve yurt dışındaki şirketlere ??rol model? ?olabilmek istiyoruz.

Gerçek hayatta imza gerektiren birçok işlemi dijital ortamda gerçekleştirmemiz için kimliğimizi kolayca tanıtmamıza aracı olan bir veri sistemi olan mobil imza projesini İK modelimize uyarlamanın şirket politikamızda yeni bir çağ oluşturabileceğini düşündük.

Türkiye genelinde 64 Mağazası 300'e yakın çalışanı olan şirketimizi tek noktadan yönetebilme, güncel personel bilgilerine ulaşabilme, anlık iletişimin sağlanması ve yasal olarak yapılması gereken prosedürlerin kayıt altına alınması gibi birtakım konuları mobil imza sayesinde başardık.

Mobil imzada gerçekleştirilen süreçler;
? Yıllık İzinlerin talep/onay ve imzalatılması
? Bordroların görüntülenmesi ve imzalatılması
? Seyahat taleplerinin ve iş avanslarının onayı ve imzası
? Uyarı, İhtar, Kınama vb. yazılarının personele bildirimi
? İş sözleşmelerinin imzalatılması
? Personel adres, iletişim bilgilerinin güncelleştirilmesi doğruluğunun onaylatılması

Bu doğrultuda;
? İş yükümüzü azaltıp, verimli bir şekilde İK yeniliklerine daha fazla zaman ayırarak çalışabilme,
? Maliyet açısından güvence vermesi (Örneğin; Kâğıt israfını azaltılması, kargo ücretlerine gerek duyulmaması vb.)
? Personel ve işveren arasında ??güven ve hakkaniyet? ?ilkelerine teminat sağlaması. Bu yeni olgu şirketimiz için büyük bir değer yaratımı sağlayarak, çalışanlarının performanslarını arttırmakta ve yeteneklerini geliştirmektedir.
? Hukuksal anlamda çalışan ve işveren arasındaki ilişkiyi yansıtan ve birtakım göstergeleri ifade eden bir araç, yani ??delil?? niteliği göstermesi.
? Evrakların ilgili birimler arasında zamanında ulaşmasını sağlamakta; sisteminin hızlı ve kolay olması, yöneticilerin bu sistemi yaygın olarak tercih etmelerine ve insan kaynakları araçlarını yaygın olarak kullanmalarına sebep olmaktadır

Uygulama Aşaması ve Sonuç
İlk aşamada tüm şirket çalışanlarımızın Turkcell hattına sahip olmasını sağladık. Turkcell hat alımı, sim kart yenileme ve aylık olarak personelden alınan tutarların tamamını şirket olarak karşıladık. Her ay tahsil edilen mobil imza ücretleri, personellerin hatlarına yansıtılmadan doğrudan şirketimiz adına fatura edilmektedir. Bu şekilde personelimizi de ödeme yükümlüğünden kurtarmış oluyoruz.

Personelimize mobil imza ile tüm onay süreçlerinin dijital ortamda yapılabilmesinin sağladığı kolaylıkları, faydaları eğitim ve seminerler düzenleyerek anlattık, bu sayede mobil imza sistemine geçişimizi bu adımlarla daha kolay gerçekleştirdik.

Birçok şirket, resmi kurumlar tarafından denetim yaşamak istemez çünkü; bu hazırlıklar çok uzun sürebilmekte ve yorucu olabilmekte, ayrıca sonrasında istemedikleri sonuçlarla karşı karşıya kalabilmektedirler. Bu durumu her şirketin yöneticileri ve İK biriminde çalışanlar bilmektedir.

Şirketimiz, mobil imza projesini hayata geçirmekle resmi kurum denetimlerinden başarılı sonuçlar almıştır.

İnsan Kaynakları ve Sosyal Güvenlik Uzmanı Murat Sümer

Görüş ve düşüncelerinizi paylaşmanız benim için önemli...
Saygılar,
Murat Sümer
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Merhabalar,

Gerçekleştirmiş olduğunuz proje gerçekten günümüzde artı katma değer sağlayacak bir adım.
Uygulama detaylarından biraz bahsedebilir misiniz?
Turkcell ile geliştirdiğiniz bir proje sanırım.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Kırmızı kalemle imzayı bile sorun eden sistemde, elektronik imzayı işlerlik kazandırıp resmi kurum mantığına da kabul ettirebilmiş olmak gerçekten büyük başarı,
tebrikler.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

HResources ' Alıntı:
Merhabalar,

Gerçekleştirmiş olduğunuz proje gerçekten günümüzde artı katma değer sağlayacak bir adım.
Uygulama detaylarından biraz bahsedebilir misiniz?
Turkcell ile geliştirdiğiniz bir proje sanırım.

Merhaba,

Şuan çalışmaların akademik ortama taşınması için çalışmalarımız mevcut, fakat öngördüğüm İnsan Kaynaklarında yeni çağın başlangıcı olacağıdır.

En güzel tarafı İstanbul'dan Adanadaki bir noktada çalışanınız göndermeniz gereken bir evrak varsa ve bunu personelinizin imzalaması gerekiyorsa; bu evrağın gidip-gelmesi 4 gününüzü alır ve hiç başınıza geldi mi bilmiyorum fakat kargoların kaybolma riski...

Bu projede yer alan elektronik imzalama işlemi ise sadece 2 dakikamızı alıyor.Bu personelin kendine özgü alanında(İnternet Bankacılığını düşünün) görüntülenir , imza altına alınır ve ıslak imzayla aynı hükmü taşır.

Tüm çalışanlardan bordrolara imza mı almak istiyorsunuz, sistemden kim imzaladı ya da imzalamadı gibi sorulara yanıt mı arıyorsunuz?İşte bunların hepsini bu sistemle raporlayabilir ve takibini yapabilirsiniz.

Personeliniz yıllık izne çıkmak mı istiyor, CC yoluyla tüm bağlı yöneticiler imza atmadan çalışan yıllık izne çıkamaz ve tüm süreçler maile desteklenir ve bilgilendirilir.

Gerçekten de dağınık bir yapınız varsa, yapamadıklarınızı yapmaya ve tek noktadan tüm sistemi kontrol etme şansınız var ve bu hukuka uygun şekilde ve olması gerektiği gibi gerçekleşir.

Personeliniz taşındıysa adresi mi değişti,tel numarası mı değişti bunları sürekli güncelleyebiliyor?

Yasaların istediği, işverenlerinde yapmak istediği her şeye sahip olabiliyorsunuz.

Hiç başınıza gelmedi mi? İşten ayrıldıktan sonra benim mesaim vardı olmadığı halde aldığı başka hak talebinde bulunan mide bulandıran yanlış yönlendirmelerle davalık olduğunuz ve haklı olduğunuz halde kaybettiğiniz davalar.

Bunlar artık sona erecek düşüncesindeyim,tamamen şeffaf bir sistem ..Hem çalışana hemde işverene yönelik.

Yorumlarınız için teşekkürler,

Saygılar,
Murat
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

keremcem ' Alıntı:
Kırmızı kalemle imzayı bile sorun eden sistemde, elektronik imzayı işlerlik kazandırıp resmi kurum mantığına da kabul ettirebilmiş olmak gerçekten büyük başarı,
tebrikler.

Teşekkürler, resmi kurumların bir çoğu Elektronik imzayı kullanıyor.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

BSEdanismanlik ' Alıntı:
Maliyet konusunda neler açıklayabilirsiniz?

% 80 civarında tasarruf sağlandığını söyleyebilirim (Kağıt israfı,Kargo Ücretleri ve bu işlemlere harcanılan zamanımızı katarsak çok da maliyetli.Şirkete ilerleyen yıllarda sağlayacağı faydalar düşünülürse şirketin imajını ve marka değerine artı bir değer kattığını düşünüyorum.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Bu sistemi program kurarak mı?, turkcellden destek alarak mı kurdunuz?
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

samko71 ' Alıntı:
Bu sistemi program kurarak mı?, turkcellden destek alarak mı kurdunuz?

Bu sistemi program kurarak gerçekleştirdik,Projemizin hayata geçirilmesinde evet Turkcell destek oldu( Bu destek iş ortağı ve mobil imza süreçleri aşaması oldu)
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Merhaba, Sistem hakkında Turkcell'den bilgi alabilmeniz mümkün değil,konuyla ilgili sorularınız olursa buradan yardımcı olmaya çalışacağım.

Teşekkürler,
Murat
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

nirvana3482 ' Alıntı:
Şuan çalışmaların akademik ortama taşınması için çalışmalarımız mevcut, fakat öngördüğüm İnsan Kaynaklarında yeni çağın başlangıcı olacağıdır.

Elbette güzel bir uygulama olmuş, ülkemizde de bu tür uygulamaların artmasını dileriz.. Lakin şimdi yazacaklarıma sakın alınmayın ya da darılmayın. Mobil imza uygulaması İnsan Kaynakları alanında "yeni bir çağın başlangıcı" olmaz/olamaz. Mobil imza adına İK için bu kadar iddalı bir cümle kurmuş olmanıza şaşkın olduğumu belirtmek isterim.

Öte yandan İK uygulamalarının uygulanabilirliği hususunda kuzey amerika ve avrupadan farklı olarak Türkiye'ye has farklı bir örgüt iklimleri mevcut. Bu kültür farklılığı potası nedeni ile üst yönetime takılan kolon uygulamaları hayata geçiremeyen bir yığın İK yöneticisi var bu ülkede, yani mobil imzaya kadar olması gerekeni oldurma adına boğuşulan bir yığın ciddi konu başlıkları var.

Cümlenin başında bahssettiğim gibi yanlış anlamanızı istemem. Ama mobil imza uygulamasına geçişle ilgili olarak "yeni bir çağın başlangıcı" gibi iddalı bir cümlenin ardından İK alanında akademik kökenli bir yönetici olarak şaşkınlığıma ek olarak bu görüşe katılmadığımı da söylemeliyim.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Bu tür benzeri uygulamalar SAP HR, Humanist gibi İK programları ile de uzun süredir yapılmaktadır. Özlük işleri, bordro ve izin yönetiminin yanında performans yönetimi, zaman yönetimi uygulamaları da bu sistem içinde vardır ve şirketler açısından büyük yarar sağlamaktadır.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Öncelikle eleştirileriniz için teşekkürler,tabiki insanların olaylara ve gelişimlere bakış açıları farklı olabiliyor burada da düşüncelerinize saygıyla katılıyorum.

Amaç İnsan kaynakları olunca 1940?tan günümüze insan kaynaklarının işveren ilişkileri, ücret/iş, örgütsel gelişim ve kariyer konularındaki tarihsel gelişimi hakkında saatlerce konuşabiliriz.

Bu olayda insan kaynaklarında yeni bir çağın başlangıcı olarak ele almamda ki cümle İnsan Kaynaklarının yeterince hukuki alt yapılara göre hazırlanmadığı ve bunlarında dikkate alınarak yeni bir bakış açısıyla evrim geçirmesi gerektiği düşüncesindeyim.

İnsan Kaynaklarında amaç şirkete fayda sağlamaksa ana konularından biri bizde bunu gerçekleştirmiş olduk tek noktadan çoklu iletişimi sağlarken örgütsel hedeflerle en doruk noktada birleşmesini sağlayarak,rasyonel ve dinamik yapıların oluşturulması noktasında en önemli nokta hukuki geçerliliği olmasıdır.

5070 Elektronik İmza kanunu Madde.5 Lütfen inceleyin.

Milyonlarca dolar verilip oluşturulan sistemlerin faydası çok kesinlikle ama bir nokta da eksik kalıyor.Tüm çalışmalarınız bir denetim ya da incelemede hepsi çöp olabilir.

Düne kadar cep telefonu lüks'ken bugün ilk okula giden çocukta dahi telefon bulunmakta.Hayatımızı kolaylaştıran herşey bir şekilde lüks olmaktan çıkıp hayatın bir parcası olmakta İnsan Kaynakları ve Mobil İmzanın da şirketlere fayda sağlayacağı için siz istemeseniz bile bir şekilde hayatınıza gireceğini düşünüyorum.

Düşüncelerinizi paylaştığınız için teşekkürler.



HRM Capital Ankara ' Alıntı:
nirvana3482 ' Alıntı:
Şuan çalışmaların akademik ortama taşınması için çalışmalarımız mevcut, fakat öngördüğüm İnsan Kaynaklarında yeni çağın başlangıcı olacağıdır.

Elbette güzel bir uygulama olmuş, ülkemizde de bu tür uygulamaların artmasını dileriz.. Lakin şimdi yazacaklarıma sakın alınmayın ya da darılmayın. Mobil imza uygulaması İnsan Kaynakları alanında "yeni bir çağın başlangıcı" olmaz/olamaz. Mobil imza adına İK için bu kadar iddalı bir cümle kurmuş olmanıza şaşkın olduğumu belirtmek isterim.

Öte yandan İK uygulamalarının uygulanabilirliği hususunda kuzey amerika ve avrupadan farklı olarak Türkiye'ye has farklı bir örgüt iklimleri mevcut. Bu kültür farklılığı potası nedeni ile üst yönetime takılan kolon uygulamaları hayata geçiremeyen bir yığın İK yöneticisi var bu ülkede, yani mobil imzaya kadar olması gerekeni oldurma adına boğuşulan bir yığın ciddi konu başlıkları var.

Cümlenin başında bahssettiğim gibi yanlış anlamanızı istemem. Ama mobil imza uygulamasına geçişle ilgili olarak "yeni bir çağın başlangıcı" gibi iddalı bir cümlenin ardından İK alanında akademik kökenli bir yönetici olarak şaşkınlığıma ek olarak bu görüşe katılmadığımı da söylemeliyim.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Evet var,hepsini bu sistemi kurmadan önce inceledim fakat ıslak imza yerine geçebilecek bir uygulamaları yok.

Teşekkürler

PERSONEL1 ' Alıntı:
Bu tür benzeri uygulamalar SAP HR, Humanist gibi İK programları ile de uzun süredir yapılmaktadır. Özlük işleri, bordro ve izin yönetiminin yanında performans yönetimi, zaman yönetimi uygulamaları da bu sistem içinde vardır ve şirketler açısından büyük yarar sağlamaktadır.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Ücret Bordrosu Neden İmzalanması Gerekmektedir ?

Son dönemlerde Ücret bordrosunun imzalanması devamlı tartışma konusu olmaktadır. İnsan kaynakları ve Mali İşler Yöneticileri, konuya İş yasası, SGK bordro ile ilgili maddelerine göre değerlendirmekte son yapılan değişiklikler sonucunda ücretlerin bankaya yatırılması nedeniyle ödeme yükümlülüğü yönünden değerlendirme yapılmaya çalışılmaktadır.
5510 sayılı Sosyal Güvenlik Yasasına ilave edilen maddeler ile ücretlerin 01.01.2009 tarihinden itibaren bankaya yatırılma zorunluluğu getirildiği için Vergi idaresi ve Sosyal Güvenlik Kurumu ve İş yasası yönünden devlet alacakları ve personel alacakları garanti altına alındığı için bordro imzası kurumlarda aranmamaktadır.

Ancak 4857 Sayılı İş Kanunun 37 maddesi gereğince işveren personele ücret hesap pusulası veya ücret bordrosunu verdiğinizi ispat etme zorunluluğu olması, işverenlerin İş Yasasına hükümlerine aykırı uygulamalar nedeniyle açılan davalarda imzalı ücret bordrosunun ispat belgesi olarak mahkemelerde ve Yargıtay?da en önemli belge özelliğini korumasıdır. Bu nedenle imzalı ücret bordrolarının yasalar ve işletmeler yönünden önemini aşağıdaki yazı ve Yargıtay kararları ortaya koymaktadır.
Personel çalışırken hakları için dava açma hakkına sahip olduğu gibi işten ayrıldıktan sonra 5 yıl içerisinde ücret ve benzeri alacakları için (İş Kanunu 32 Maddesi), 10 Yıl içerisinde Borçlar Kanunu 125 Maddesi ile (Kıdem ve ihbar tazminatları için) dava açma hakkına sahiptir.

4857 sayılı iş Kanunu,5510 sayılı Sosyal Güvenlik Yasası ve 213 sayılı VUK ücret bordrolarının veya ücret hesap pusulalarının düzenlenmesi, sorumluluklar ve düzenlenmeme halinde idari para cezaları öngördüğü gibi Borçlar Yasasının 125 maddesindeki Kıdem ve ihbar tazminatları zaman aşımı süresine yer vermesi nedeniyle önemli bulunmaktadır.
Ücret Bordrosunun veya hesap pusulası düzenlememesi veya usulüne uygun düzenlenmemesi halinde delil olarak kabul edilmediği gibi yasalar gereğince usulsüzlük cezası ve idari para cezaları uygulanmasını gerektirmektedir.
10 kişiden fazla personel istihdam eden işyerlerinde ücretlerin 01.01.2009 tarihinden itibaren bankaya yatırılması zorunlu olduğu için ücret bordroları veya ücret hesap pusulaları personele verilmemekte ve imzalatılmamaktadır. Bu durumun işletmeler yönünden sakıncaları bulunmaktadır. İlgili Yasalardaki uygulamaları ve yargı kararları incelediğinde durumun önemi daha fazla ortaya çıkmaktadır.

4857 sayılı İş Yasası gereğince, ücretler, Fazla mesai gibi ödemeler ile alt işveren personeli ücret ödemleri nedeniyle İş Kanununa göre 5 yıllık, Borçlar Yasasındaki 10 yıllık zaman aşımı süreleri boyunca imzalı bordroları ispat edici belge olarak personelin dosyasında bulundurmak gerekmektedir. Unutulmaması gereken personel ayrıldıktan sonra imzalatma şansınız olmayacağıdır.

5510 sayılı yasada son yapılan değişiklikler sonucunda ücret ve diğer personel alacaklarının bankaya yatırılma şartı getirilmesi resmi kurum alacakları (Gelir vergisi ve SGK primleri) garanti altına alındığı düşünülerek bordrodaki imza bakımından zorunluluklar ortadan kalkmış olarak yorumlanmaktadır.

Ancak bordroların imzalanma zorunluluğu 3 neden bakımından önemlidir;
1) 4857 sayılı iş kanunun 37 maddesi ile İşverenlerin, bankaya yatırılan ücret ve benzeri alacakların hesabını gösterir imzalı bir pusulanın personele verilmesini zorunlu tutulması,
2) İncelemelerde İşverenlerin ücret hesap pusulasını personele verdiklerini ispatlama yükümlülüğü yerine getirdiğinin ispat edilmesi durumu, 3.Personelin hakları için açtıkları davalarda Mahkemelerin ve Yargıtay?ın imzalı ücret bordrolarına ispat edici belge olarak itibar etmesidir.

Genellikle işletmelerde bordro imzalatılmasındaki zorluk veya amacının bilinmemesi nedeniyle ücret bordrosu imzalatılmaktan kaçınılmaktadır. Ancak unutulmaması gereken konu Yargıtay?ın verdiği kararlarda ücret bordrolarının usulüne uygun düzenlenmesi, bordrodaki bilgilerin doğru olması, personelin ihtirazı kayıt koymadan imzalanması halinde ilgili ayla ilgili alacağı bulunduğunu iddia edemez şeklindedir. (Yargıtay Kararı) 9.Hukuk Dairesi 21.01.2002 ? 2001/19801 ? 2002/353
Yargıtay düzenlenen bordroya ücret ve benzeri personel alacaklarının doğru olarak konması ve personelin itiraz kaydı olmadan bordroyu imzalamasına bağlamış bulunmaktadır. İşçinin iddialarına karşılık işveren?in bu hakları ödediğini ispatlama yükümlülüğü vardır.

Bankaya yatırılan paralarda işçi alacağını ödenmiş olduğu kabul edilmekte ancak ödeme konularında hesaplamaları doğru yapıp yapmadığınızın ve çalışanın onaylaması hususunu ispat edecek imza yoksa davayı kaybetme ihtimali bulunmaktadır.
İş mahkemelerinde işverenlerin davaları kaybetmelerinin ana sebepleri bu konulardır. Alt yapınızda personel dosyanız ve belgeleriniz tamam değilse davaya % 70 kaybetmiş olarak başlanmaktadır. BU nedenle etkin dokümantasyon hazırlanmalı ve personel dosyalarına tüm belgeler konmalıdır.

4857 sayılı yasanın getirdiği en önemli 3 kavram vardır.
a.Her belge imzalı olmalı,
b.Personel ile ilgili her konu yazılı belgeye bağlanmalı,
c.Personele yazılan her yazı,savunma ve uyarılar açık ve net yazılmalıdır.

Sözlü yapılan uyarıların mahkemelerde delil olmasını beklemek mümkün değildir.
Unutulmaması gereken Ücret bordrolarının imzalanması en fazla işverenlere fayda sağladığı için işverenler bu konuda tedbir almalı ayrıca, alt işveren ilişkilerinde günümüzde öne çıkması nedeniyle imzalanmayan bordrolar için personelin tarafından açılan davaları asıl işverenler ve alt işverenler yetersiz belge nedeniyle kaybetmektedirler.
Yargıtay?ın bu konuda verdiği kararlar yeterince açık bulunmaktadır.

SONUÇ: Ücret bordrolarının imzalatılmasının önemi nedeniyle işverenlerin ve İK yöneticilerinin dikkatli olmaları önemli bulunmaktadır. Bilhassa basın sektöründe çalışan işyerlerinde ücret ve benzeri alacaklar için yasada yer alan yüksek faizler (günlük % 5) nedeniyle imzalı ücret bordroları ispat edici belge olarak kesinlikle imzalatılmalı ve saklanmalıdır.

Indense Danışmanlık Yönetim Danışmanı Şakir Gülsever tarafından yazılmıştır
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

Sayın nirvana 3482,

Hassasiyetim gereği bir ekleme yapmak istiyorum:

Yularıdaki mesajımı yanlış anlamanızı istemem. Mesajımı az önce yine önce okudum ve düşüncemi ifade etmenin dışında yaptığınızı taktir etmiyormuş gibi bir hisse meylettirebileceği endişesine kapıldım.

Belirtmeliyim ki uygulamanın işletme için zaman ve işgücü tasarrufu artılarını düşününce çalışmalarınızın önemini ve değerini takdir etmiyor olmam söz konusu bile olamaz.

İyi çalışmalar.
 
Ynt: İnsan Kaynakları ve Mobil İmza

HRM Capital Ankara ' Alıntı:
Sayın nirvana 3482,

Hassasiyetim gereği bir ekleme yapmak istiyorum:

Yularıdaki mesajımı yanlış anlamanızı istemem. Mesajımı az önce yine önce okudum ve düşüncemi ifade etmenin dışında yaptığınızı taktir etmiyormuş gibi bir hisse meylettirebileceği endişesine kapıldım.

Belirtmeliyim ki uygulamanın işletme için zaman ve işgücü tasarrufu artılarını düşününce çalışmalarınızın önemini ve değerini takdir etmiyor olmam söz konusu bile olamaz.

İyi çalışmalar.

Konuyla ilgili olarak hassasiyetinize ve ilginize çok teşekkür ederim,düşüncelerinizi açık şekilde ifade etmeniz ve duyarlı kalma inceliği gösterdiğiniz içinde ayrınca taktir ederim.

Teşekkürler
 

Benzer konular

Üst