195 ve 309 Hesapların Dönem Sonu İşlemleri

[Uğur Batur]

Merhaba;

İki sorum olacak.

1 - Çalışanlarımızın şirkete ait masrafları oluyor. Bu fişler daha sonra bize geliyor. Bizde personelin hesabına havale çıkartıyoruz.
Bu işlem içinde 195 hesabı kullanıyoruz. Normalde önce personele avans çıkartırsın. 195 hesabı borçlandırırsın. Sonra masrafları gelince kapatırsın.
Bende dönem sonunda alacak bakiyesi veriyor. Bu hesabı bir yere virman mı etmeliyim, yoksa böyle kalsa olur mu ?

2 - Çalışanlarımıza şirkete ait kredi kartları veriyoruz. Bunu da 309 hesap da takip ediyoruz.
Normalde kredi kartı harcamaları gelir ve 309 hesap alacaklanır. Bankadan ödenince kapanır.
Biz kredi kartına fazla ödeme yaptık ve 309 hesap dönem sonunda borç bakiyesi verdi.
Bu hesabı bir yere virman mı etmeliyim, yoksa böyle kalsa olur mu ?

 

[ferhat]

Merhaba;

İki sorum olacak.

1 - Çalışanlarımızın şirkete ait masrafları oluyor. Bu fişler daha sonra bize geliyor. Bizde personelin hesabına havale çıkartıyoruz.
Bu işlem içinde 195 hesabı kullanıyoruz. Normalde önce personele avans çıkartırsın. 195 hesabı borçlandırırsın. Sonra masrafları gelince kapatırsın.
Bende dönem sonunda alacak bakiyesi veriyor. Bu hesabı bir yere virman mı etmeliyim, yoksa böyle kalsa olur mu ?

2 - Çalışanlarımıza şirkete ait kredi kartları veriyoruz. Bunu da 309 hesap da takip ediyoruz.
Normalde kredi kartı harcamaları gelir ve 309 hesap alacaklanır. Bankadan ödenince kapanır.
Biz kredi kartına fazla ödeme yaptık ve 309 hesap dönem sonunda borç bakiyesi verdi.
Bu hesabı bir yere virman mı etmeliyim, yoksa böyle kalsa olur mu ?

Avans hesapları amaçları açısından farklılık göstermektedir.195 Verilen İş Avansları Hesabı, bir işin gördürülmesi amacıyla personel veya başka bir kişiyeyapılan ödemelerden kaynaklanan alacak hakkını ifade eder. İş görüldüğünde, avansı alan kişinin yaptığı işe ilişkin harcamalara dayanılarak hesap alacaklandırılır, varsa kalan dikkate alınarak hesap kapatılır. Bazen bu kişilerin üzerindeki avansın sürekli kalması istenebilir. Bu kişiler genelikle işletme adına iş takip eden kişilerdir. Sürekli yenilenen bu tip avanslar rotatif avansolarak adlandırılır. Bu tip avanslar surekli yenilenirken eski avans hesaplarinin kapatilmasi gerekir.

1 - Çalışanlarımızın şirkete ait masrafları oluyor. Bu fişler daha sonra bize geliyor. Bizde personelin hesabına havale çıkartıyoruz.
Bu işlem içinde 195 hesabı kullanıyoruz. Normalde önce personele avans çıkartırsın. 195 hesabı borçlandırırsın. Sonra masrafları gelince kapatırsın. Bende dönem sonunda alacak bakiyesi veriyor. Bu hesabı bir yere virman mı etmeliyim, yoksa böyle kalsa olur mu ?
CEVAP : Eger hesap donem sonunda alacak bakiyesi veriyor ise size ibraz edilen fatura, fis vb harcama dekontlarinda sikinti var demektir. Hic kimse 100.-TL avans alip 150.-TL cebinden odemez. Istisna disinda odenmis olsa bile avans harcamasi yapan kisi cebinden fazla odeme yapmis gozukeceginden ve gercekten boyle bir sey varsa o kisiye bu avansin odenmesi gerekir. Bu hesabi bir yere virman yapmandan once sorunu cozmek bu fazlaligi bulmak gerekir. Art niyetli biri size naylan bir harcama da getirebilir bunu ben odedim diyebilir. Burada herkes yapar demiyorum, kotu niyetli bir calisan yapabilir, diyorum. Hesabin boyle kalmasi dogru degil.
2 - Çalışanlarımıza şirkete ait kredi kartları veriyoruz. Bunu da 309 hesap da takip ediyoruz.
Normalde kredi kartı harcamaları gelir ve 309 hesap alacaklanır. Bankadan ödenince kapanır.
Biz kredi kartına fazla ödeme yaptık ve 309 hesap dönem sonunda borç bakiyesi verdi.
Bu hesabı bir yere virman mı etmeliyim, yoksa böyle kalsa olur mu ?

CEVAP : Buda yukarida acikladigim olayin tam tersi ustune ustelik burada daha tehlikelisi farkinda olmadan bu hesabin borc bakiyesi vermesi demek belkide bu karti kullanan kisilerin karsiliksiz sirketin parasini kullaniyor olmasi olabilir ki bu durumda sirketin bu islem icin KDV'li faiz faturasi duxenleyip gelir kaydetmesi gerekir. Tabi oncelikle bunu yapmadan once bu borc bakiyesinin neden kaynaklandigini bulmasi ve ona gore hareket etmesi gerekir.

 

[Uğur Batur]

Ferhat hocam;

Ben konuyu fazla detaylandırmadığım için siz beni çok yanlış anlamışsınız. Örneklerle anlatayım.

1 - Normalde olan işlem. 01.03.2025 tarihinde personelimize iş avansı olarak 10.000 TL çıkartmış olalım. Yevmiye kaydı 195 Borç ve 102 Alacak.
15.03.2025 tarihinde personel yaptığı masrafları bana getirdi. 770 borç 195 alacak işlem bitti.
Size sorduğum sorunun detayı ile ilgili örnek vereyim. Personelimiz cebinden şirkete ait 31.03.2025 tarihinde 10.000 TL harcama yaptı.
Masrafları bana 05.04.2025 tarihinde geldi. Mart ayına ait fatura olduğu için 31.03.2025 tarihine işledim. 770 borç 195 alacak.
05.04.2025 tarihinde bankadan ödemesini yaptım. 195 borç 102 alacak.
Bu durumda 31.03.2025 mizanında 195 hesap alacak bakiyesi veriyor. Bu bakiyeyi dönem sonu olduğu için bir yere virman yapmam gerekir mi diye sormuştum.

2 - 309 hesap bakiyesinin 30.03.2025 tarihinde 5.000 TL alacak veriyor. 31.03.2025 tarihinde şirket çalışanı bizi arayıp diyor ki: "Otel konaklaması yapacağım, kredi kartımın limiti yetmeyebilir. Kredi kartıma 20.000 TL yatırır mısın ?" Bu işlemin sonucunda 309 hesap 15.000 TL borç bakiyesi veriyor. Nasıl ki 320 hesap dönem sonunda ters verdiğinde 159 hesaba alıyoruz. Bunda da aynı şey yapılmalı mı ? Yoksa birşey yapmaya gerek yok mu ?

İşin aslı bu Ferhat Hocam.

 

[Tahsin Kurt]

Merhaba
Ferhat abi bence soruyu yanlış anlamadı,olması gerektiği gibi anladı ve buna göre cevap verdi.Ben burada Ferhat abinin tarafındayım

1- 195 hesabının işlemler sonunda alacak bakiyesi vermesi, personelin o işlem için aldığı masraf bedelinden daha fazla bir harcama yaptığını gösterir.Burada; personel,masraflarını fazla listelemiş olabilir.Örneğin iş dışında da yapılan masrafları belge olarak ekleyip veya eklemeden masraf listesine fazla yazılmış olabilir.Bu durumda, ya masraf listelerini yeniden düzenletmeli veya fazlalık olanları 195'den değil müsait olma durumuna göre kasa çıkışı yapabilirsiniz.195 zaten avans hesabı olduğu için başka bir yere virmanlayamazsınız.En kötü ihtimalle ve gerekirse sayım tesellüm hesabı kullanıp dönem sonlarında bu fazlalıkları gelir hesabına alırsınız.
Önce 195'den 397'ye. Sonra 397'den 679'a..Ama normalde yapılması gereken masrafların kontrol edilerek farkların tespit edilmesidir. Başka bir ihtimalde şu olabilir.belki o an o personel, ona gönderilen paradan daha fazla harcama yapmışta olabilir.Belgeler de bu gerçeği yansıtıyorsa personele aradaki farkın bedelini yine öder 195 hesabını kapatırsınız.

2- Burada da eğer belge kontrolleriyle harcamalar örtüşüyorsa,nadirde olsa kredi kartı hesabı fazla verebilir.Dönem ekstresi kesilmeden karta önlem mahiyetinde harcamadan daha fazla parada yatırılabilir.(sonraki ayın ekstresinden mahsup edilmek üzere) Çok alışılmış bir durum olmasa da böyle bir ihtimal olabilir.Burada şahsi görüşüm; eğer tüm belge ödemeler gerçeği yansıtıyorsa ve firmanın onayı dahilinde gerçekleşiyorsa 309 hesabı dönem sonlarında 127 hesabına virmanlanabilir.127 alt hesabı olarakta "kredi kartında bekleyen paralar" gibi bir hesap açılabilir.