Bakanlık temsilcisinden önce toplantının ilanlı mı, yoksa TTK.nın 416. maddesine göre ilansız mı yapılacak bunun kararının verilmesi gerekir. Aile şirketi ise ve ortakların tamamı asaleten veya vekaleten toplantıda bulunacaklarsa, toplantı 416.maddeye göre ilansız yapılabilir. İlansız yapılacağını farz ederek yapılacak işlemler;
1-Yönetim kurulu, toplantının tarihi, yeri ve gündemi içeren bir karar alır. Toplantı gününden en az 15 gün önce ticaret müdürlüğüne müracaat edilmelidir. Karar alırken süreyi uzun tutmakta fayda var. Atıyorum bugün karar alırsın toplantıyı 20-25 gün sonra yaparsınız.
Ticaret müdürlüğüne dilekçe ekinde, yönetim kurulu kararı, imza sirküleri, yönetim kurulunun seçildiğini gösteren ticaret sicil gazetesi ve toplantı ücreti ödeme dekontu (sanırım 2015 yılı için 129 TL.) verilir.