Personellerin Özlük Dosyaları

[sedat2241]

MERHABA;

Üstadlarım öncelikle iyi çalışmalar diliyorum.Benim bir sıkıntım var bunu sizler ile paylaşmak istedim.
Ben perakende sektöründe öncü olan bir şirkette personel özlük işleri olarak çalışmaktayım.Perakende sektörü olduğu için sirkülasyon çok olmaktadır ve özlük dosyaları iyice fazlalaşmaktadır.
Ben örneğin şubemizin tüm girişlerini çıkışlarını ayrı ayrı kişi bazında dosyalıyorum.Bu dosyalara her ay hesap pusulalarını raporlarını vs.tüm özlük evraklarını koyuyorum ve dosyalar artık çok yer kaplamaktadır.
Bu sektörde çalışanların bana kendi dosyalama sistemlerini yazmasını rica edeceğim.
Cevaplarınız için şimdiden teşekkür ederim.İyi Çalışmalar dileklerimle.

 

[Rietveld]

Haklısınız ancak yapılacak birşey yok.Özlük dosyası tutmak zorundayız düzenli bir şekilde.Kurumdan gelip bir bilgi istediklerinde rahatça bulup göstermek lazım.Ben şimdilik 2 klasör yaptım.Bir klasöre isminin baş harfi A-L arası olanları diğer klasöre M-Z arası olanların evraklarını koyuyorum.Her işçinin evraklarını mavi kapaklı dosyaya koyuyorum.Yani her işçi için bir mavi kapaklı dosyam var.Bunlarıda klasörlere takıyorum.Ama sirkülasyon çoksa zorlanabilirsiniz gerçekten.Allah kolaylık versin.

 

[sedat2241]

Haklısınız ancak yapılacak birşey yok.Özlük dosyası tutmak zorundayız düzenli bir şekilde.Kurumdan gelip bir bilgi istediklerinde rahatça bulup göstermek lazım.Ben şimdilik 2 klasör yaptım.Bir klasöre isminin baş harfi A-L arası olanları diğer klasöre M-Z arası olanların evraklarını koyuyorum.Her işçinin evraklarını mavi kapaklı dosyaya koyuyorum.Yani her işçi için bir mavi kapaklı dosyam var.Bunlarıda klasörlere takıyorum.Ama sirkülasyon çoksa zorlanabilirsiniz gerçekten.Allah kolaylık versin.

Gerçekten bildiğiniz gibi değil Rietveld toplamda 25 mağaza ve her mağazanın ayrı sgk sicil numarası bulunmaktadır.Ben giriş tarihine göre sıralıyorum.Kişi giriyor 10 gün çalışıp gidiyor olan bize oluyor gel o dosyayı 10 sene sakla

 

[Rietveld]

Evet bu konuda sonuna kadar haklısınız.Banada denk geliyor.Adam giriyor 1 gün durup gidiyor.Uğraş dur sonra o 1 gün için.Ama mecbur tutuyoruz.Başka bir yol gelmiyor aklıma.Yanınıza yardımcı eleman almak çözüm olabilir.Çünkü bu işlerin takibi çok zor gerçekten.1 kişi olarak uğraşmak kolay değil.

 

[sedat2241]

teşekkürler Emrah Bey.İyi Akşamlar.

 

[ZİNDAN]

Bu evrakların taratılıp, bilgisayar ortamında tutulması bir çözüm olabilir belki ancak, asıl olmayacakları için çözüm değildir, belki asılları depoya kaldırılabilir. Tamamen bilgisayar ortamında saklanabilmesi için de yasal düzenlemelerin yapılması gerekir, ancak bu da e-faturaya bile daha yeni geçen bir ülkede sanırım çok zor.

 

[husok]

ESKİ Başbakanlardan Yıldırım Akbulut, milletvekili seçilmeden önce hal müdürlüğü yaparken, yardımcısı gelir ve bir sürü matbu evrak biriktiğini, artık koyacak yer kalmadığını söyledikten sonra;
- Sayın Müdürüm, isterseniz bir kısmını imha edelim diye öneride bulunur. Akbulut bir süre düşündükten sonra cevap verir;
- Tamam imha edin ama... Bunlar resmi evraktır. Birer fotokopisini çekin de sonra imha edin!..

 

[sedat2241]

Bu evrakların taratılıp, bilgisayar ortamında tutulması bir çözüm olabilir belki ancak, asıl olmayacakları için çözüm değildir, belki asılları depoya kaldırılabilir. Tamamen bilgisayar ortamında saklanabilmesi için de yasal düzenlemelerin yapılması gerekir, ancak bu da e-faturaya bile daha yeni geçen bir ülkede sanırım çok zor.

Zindan benimde düşüncem depoya kaldırılması şeklinde fakat sağolsunlar bir denetim olduğunda bir kişinin dosyasını istemiyorlar o yıl tüm giriş yapan personel dosyalarını istiyorlar.Bunu yaparsam bir karışıklığa yol açarım diye düşünüyorum.Bende var 300 çalışan acaba büyük şirketler bu sistemi nasıl kurmuşlardır ne yapıyorlardır.1000 lerce çalışanı olan firmalar ne yapıyor acaba?

 

[ZİNDAN]

Benim bildiğim bankaların arşiv sistemleri, olan depoları var, arşivci elemanları var, tabi büyük firmalardan bahsediyoruz, kobi tarzında işletmelerde ise en iyisi ofisin yanında bir odanın ayrılması, kolay ulaşım, erişim sağlanabilecek bir yer.

 

[şeref aydemir]

"Bilgi ve belge yönetimi"kurumlar/işletmeler de önemli,bu itibarla bu bölümü bitirmiş olanlardan destek alabilir yada 3/4 ncü sınıflarda olanlarda kısmi istihdam düşünebilirsiniz.

 

[sedat2241]

Verdiğiniz Cevaplar için teşekkür ederim arkadaşlar İyi Çalışmalar...

 

[sedat2241]

Verdiğiniz bilgiler için teşekkür ederim.